Betriebskostenabrechnung?

Alle Jahre wieder kommt die Betriebs- bzw. Nebenkostenabrechnung für die Wohnung/das Haus. Etwa 80 – 90 % aller Abrechnungen enthalten kleine aber auch schwerwiegende Fehler. Für Unerfahrene in der Immobilienbranche ist die Prüfung dieser oft eine Herausforderung. Es gibt Vorschriften und Formalitäten, welche als Mieter eines Wohnraummietvertrages im Vorwege geprüft werden können. Dann kann eine fehlerhafte Abrechnung erkannt und angesprochen werden. Die Frist für einen Widerspruch liegt bei 12 Monate nach Zustellung.   

Die Mieter sollten zuerst immer prüfen, ob die Frist zur Zustellung der Abrechnung eingehalten wurde. Eine Betriebskostenabrechnung ist immer ein Jahr nach Ablauf des Abrechnungszeitraums zuzustellen, d.h. wenn der Abrechnungszeitraum (wie üblich) zwischen dem 01. Januar und dem 31. Dezember liegt, muss eine formell richtige Abrechnung bis zum 31. Dezember des Folgejahres zugestellt worden sein. Wenn die Frist verstrichen ist, muss der Mieter keine Nachzahlungen mehr leisten, hat aber weiterhin einen Anspruch auf sein Guthaben. Innerhalb des Abrechnungszeitraumes ist der Vermieter allerdings dazu berechtigt, die Abrechnung zu Lasten des Mieters zu korrigieren. Die Abrechnung besteht aus einem Anschreiben, der Aufstellung über die Betriebs- und Heizkosten sowie dem Ausweisen der haushaltsnahen Dienstleistungen. Meistens liegt der Abrechnung auch noch ein Beiblatt zur Erklärung der Kosten bei. 

Nachdem der Mieter geprüft hat, ob alle Unterlagen vollständig sind, sollten die Angaben auf der Abrechnung geprüft werden. Stimmt Name, Lage der Wohnung, Quadratmeteranzahl, Zählernummer und auch der Zählerstand? Es empfiehlt sich als Mieter, den Zählerstand zum Ende des Abrechnungszeitraums zu dokumentieren, um die Zählerstände auf der Abrechnung ordnungsgemäß zu prüfen. Ebenfalls sollten Sie darauf achten, ob der Abrechnungszeitraum korrekt ist. Wenn Sie die Wohnung beispielsweise erst zum Mai bezogen haben, muss Ihre Abrechnung dementsprechend anteilig aufgeteilt sein. Damit eine Abrechnung formell korrekt und damit als fristwahrend gilt, müssen folgende Angaben auf jeden Fall zu finden sein: Abrechnungszeitraum, Zeitpunkt der Erstellung, Wohnung, Vermieter/Verwalter, Auflistung der Gesamtkosten, Angabe und Erläuterung Umlageschlüssel/Kosten, Berechnung Anteil Mieter und Abzug geleistete Vorauszahlungen. 

Wenn die formellen Anforderungen an eine Abrechnung geprüft und erfüllt sind, sollte sich der Mieter den Inhalt und damit die Kosten der Abrechnung anschauen. Es empfiehlt sich immer als Hilfe die Abrechnung aus dem letzten Jahr hinzuzuziehen, wenn eine vorhanden ist. Sind Kosten ungewöhnlich gestiegen und hoch? Sind neue Kosten dazu gekommen? Sind diese Kosten laut Mietvertrag überhaupt umlagefähig oder wurden rechtzeitig durch den Vermieter/ Verwalter angekündigt? Sind die geleisteten Vorauszahlungen korrekt dargestellt und gegengerechnet worden? Ist der Umlageschlüssel (Verteilung der Kosten) nachvollziehbar? Wenn Zweifel bestehen, lassen Sie sich die Kosten oder die Verteilung immer von Ihrem Verwalter/Eigentümer erklären. Ein Vermieter/Eigentümer muss bei den Kosten immer den Grundsatz der Wirtschaftlichkeit beachten. Der Mieter hat immer das Recht auf Belegeinsicht, um mögliche Mehrkosten oder allgemeine Kosten nachvollziehen zu können. Wenn Sie einen Fehler feststellen, reichen Sie schriftlich und rechtzeitig Widerspruch gegen die Betriebskostenabrechnung ein. 

Ihr Jörg J. Schröder